伝え方 他人に伝えることは難しい

会社では、守らなければならない法令や規定があって、

それに従って書類作成や入力画面へのパソコン操作などがあります。

しかし、会社にはいろいろな方がいます。

なかなか正しい伝票や入力をしてくれない人もいます。

事務処理をする私たちにとって正しく提出や入力がされてこないことは、

私たちの仕事に支障をきたすことの１つであるのは間違いありません。

最近は、そんな皆さんに間違いを伝えて直してもらうことも

仕事の1つになりつつあります。

しかし「他人に伝えること」は難しいのです。

そんな私が、普段会社の皆さんにお願いするためにしている

「伝え方７カ条」

をお知らせしたいと思います。

１．すぐに　伝える

鉄は熱いうちに打て！

間違ったときに伝えないと伝わりません。

忘れたころ、あのときこーだったと伝えたところで、

そのあのときの記憶がなくなってしまってからでは遅いのです。

伝わり方のパーセンテージが変わることは想像できます。

すぐ伝えることで、「ああ、あれね。」という会話が成立するのです。

２．わかりやすく　伝える

いくらメールなどで、詳しく説明をしても、

全く読んでくれていない方がいる一方、

読んでくれていても日本語の意図があまり伝わらない方も一定数います。

そしてそれを誤解して理解される方。

そういう方たちには、とても分かりやすく伝えます。

間違っていた箇所の画面コピーを付ける、

間違っていた場所を教える、

マニュアルを添付する、

マニュアル内の重要ページを画面コピーし、理由を説明します。

だから、直してほしいのだと。

メールではありますが、文字ではなく、

絵本的な画面を利用して説明すると話は早いです。

３．お礼を　伝える

こちらからいつも一方的なお願いばかりしていては、

聞き耳をもってはもらえません。

（いやお願いではなく、訂正依頼なんですがね(-_-;)お願いと思われている）

直してくれたら、訂正してくれたら、差し替えしてくれたら、

すぐに、一言「ありがとう」の返信メッセージを。

本当のお願いの時に、依頼ができなくなりますからね。

４．理由を　伝える

直してほしい理由、

困っている理由、

なぜ間違ってしまっているか、

なぜ連絡したのか、

理解してもらってから、直してもらうことを伝えると

次の間違いがなくなる方もいます。

ただ単にここを直して！よりも効果的です。

５．こちらが困っていることを　伝える

イソップ寓話の「北風と太陽」ではないですが、

北風ではなかなか相手の心に届きません。

怒っていてばかり、注意してやってるスタイルでは、

またへんなメールがきたと思われていることもあるでしょう。

人は他人に怒られることは好きではありません。

ましてや経理からのメールなんて、楽しいメールではないことは確かです。

そんな方にも伝えたいのです。

このままでは処理できませんので、直していただきたいのです

直していただけると助かります

このあとに〇〇の処理がありますので、よろしくお願いいたします

直していただいて本当に助かりました

この「こちらが困っているメッセージ」が伝わるような文面を心がけています。

６．相手の立場に立って　伝える

いくらこちらが困っていると伝えても、

自分の都合だけをお願いしたところで、響かない人もいます。

そんな方たちには、ひとこと、相手の立場に立ったメッセージを添えたりしています。

お忙しいところ恐縮です

今〇〇で現場がお忙しいところ失礼いたします

面倒でしょうが記入してください

お時間いただきますが

などなど。

自分も忙しいのに！と言ってくる人、本当に忙しい人もいます。

それでも、伝えなければならないのがこちらの立場の場合、もちつもたれつなのです。

相手の立場も理解すると、伝わりやすい文面となってきます。

７．何度も　伝える

ドリカムの歌「何度でも」ではないですが、

10000回はだめでも10001回目には伝わるかもしれない。

という思いで伝えます。

子育てと同じで、1回でわからせようとするからイライラするのであって、

そもそも１回ではわからないのが当たり前と思って接していると、

自然と何回も伝えることが苦ではなくなります。

子供に「ドアをしめなさい」を１００回くらい言ったころ、自然に閉めるようになって

いた時、かんどーしたことを覚えています。

子供とて他人。他人に伝える、伝わるのはとても難しいのです。